Amikor a cégen belüli adminisztráció terhe, a kintlévőségek, és a fluktuáció is nőni kezd, nem kérdés, hogy eljött az ideje egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének. Habár ez egy időigényes folyamat, a bevételi mutatókon is szemmel látható eredményekkel járhat. Tarts velünk, ebben a cikkben fejlesztői szemmel járjuk körül a sikeres bevezetés 6+1 lépését.

1. lépés: Igényfelmérés a kollégák körében

A tökéletes vállalatirányítási rendszer megtalálásához stabil alapokra van szükség, így a tervezésre is érdemes körülbelül ugyanannyi időt szánni, mint magára a fejlesztésre.

Ha a bevezetés szükségességéről árulkodó jeleket már sikerült felismerni, elkezdődhet a vállalatirányítási rendszer igényfelmérési folyamata. Ebbe nemcsak érdemes, de szinte kötelező is minden részlegről 1-1 kollégát bevonni, akikkel közösen a konkrét nehézségek és folyamatok átgondolása is gyorsabban fog menni.

2. lépés: Eszközválasztás - egyedi fejlesztés vagy a dobozos vállalatirányítási rendszer kiválasztása

Azt, hogy egyedi fejlesztésre vagy nyílt forráskódú keretrendszerre van szüksége a szervezetnek, minden esetben az iparág dönti el. A komplexebb, speciális ágazati megoldásokhoz például egyértelműen az egyedi fejlesztésű vállalatirányítási rendszereket ajánljuk, mert itt a funkcióknak csak a megrendelő képzelete szabhat határt.

Egy egyedi fejlesztésű vállalatirányítási rendszer bevezetése jó ötlet azoknak a vállalkozásoknak is, ahol több alosztály van. Ugyanis az egyes részlegek hiába dolgoznak egymással párhuzamosan, sokszor ugyanazon adatok és információk alapján, mégis teljesen más funkciókra van szükségük. Az egyedi fejlesztéssel pedig megoldható, hogy minden kolléga csakis annyit lásson az osztályának megfelelő felületen, amennyi a munkájához feltétlenül szükséges.

3. lépés: A kulcsemberek kiválasztása

A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez szükség van egy olyan projektvezetőre a cégen belül, aki kézben tartja az összegyűjtött igényeket és képes ezeket prezentálni is a fejlesztők számára.

A legmegfelelőbb cégen belüli kulcsemberek azok, akik

• közkedveltek a kollégák körében, és meg tudják értetni velük, milyen előnyökkel kecsegtet számukra a vállalatirányítási rendszer bevezetése,

• kiváló meggyőző erővel rendelkeznek, így az átállást ellenző munkatársakat is képesek “megtéríteni”,

• összeszedetten és érthetően tudnak kommunikálni, mert rajtuk is múlhat, hogy a fejlesztők mennyire pontosan tudják elvégezni a feladataikat,

• hatékonyan menedzselik az idejüket, és meglévő teendőik mellett is folyamatos kapcsolatban tudnak maradni a kivitelező céggel.

4. lépés: A vállalatirányítási rendszer fejlesztőinek kiválasztása

A partnerkutatás kezdeti fázisában érdemes több cég referenciáit is megismerni. Ezekből általában egyértelműen kiderül, hogy a fejlesztők tisztában vannak-e azokkal a szempontokkal, amelyek valóban hatékonyabbá tesznek egy vállalatirányítási rendszert.

Fontos! A kivitelezés nem minden, hiszen egy jó vállalatirányítási rendszer bevezetése elsősorban a stabil üzemeltetési alapokon és a magas szintű ügyfélszolgálaton is múlik. Az AP4-nál erre kiemelten ügyelünk, ezért az első pillanattól kezdve dedikált, célorientált projektmenedzser és szakzsargonmentes kapcsolattartó segíti a közös munkát.

5. lépés: Folyamatos tesztelés

Habár a vállalatirányítási rendszerek az adott cég igényeihez mérten készülnek el, legtöbbször csak használat közben derül ki róluk, hogy valóban segítik-e a mindennapi munkát. 

A vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez ezért érdemes olyan MVP verziót (azaz Minimum Viable Product-ot) kérni, amelyet már fejlesztés közben is tesztelhet a csapat. Ez nemcsak a kétkedő kollégák bizalmát képes kiépíteni, de a használat közben felmerülő igények pontos megismerésével fejlesztői oldalról is segíti a projekt előrehaladását.

6. lépés: Szakaszos bevezetés

Mivel a vállalatirányítási rendszer bevezetése egy komplex folyamat, érdemes területenként kezdeni a szoftver élesítését. Így nemcsak az induláshoz szükséges adatfeltöltés lesz gyorsabb, de a minőségellenőrzés is hatékonyabban kivitelezhető.

Több alegység esetén például költséghatékony megoldás egy kétszintű üzleti rendszer, amelynek központi része általános pénzügyi-, könyvelési- és adattároló funkciókat lát el, míg a specializált alprogramban az adott osztályok munkatársai dolgozhatnak.

+1 lépés: A vállalatirányítási rendszer támogatása és bővítése

Ha a fenti lépéseket sikerül elvégezni, az hamarosan a vállalat termelékenységére és a versenytársakkal szembeni előnyére is pozitív hatással lehet.

De mi a helyzet akkor, amikor a hosszú távú növekedés a cél? A vállalatirányítási rendszer bevezetése akkor működik a legjobban, ha lehetővé teszi az utánkövetést is. Az AP4-nál az olyan hosszú távú együttműködésekben hiszünk, amelyek során az egyedi fejlesztésű szoftverek a cég növekedésével párhuzamosan fejlődhetnek. Ez azért jó, mert ahogy változnak az egyes területek, úgy alakítható a vállalatirányítási rendszer funkcionalitása, valamint az elérhető információk és adatok is bővíthetők.

Neked is segítünk. Bízd a vállalatirányítási rendszer fejlesztését és bevezetését az AP4 csapatára!

Érdeklődj ITT »